Chefe de Cozinha Sofia Azevedo: Use ferramentas de gestão no seu restaurante e erre menos

Um dos grandes desafios para quem comanda um restaurante é usar ferramentas de gestão. Uma boa cozinha conquista clientes, mas uma boa gestão dos números garante longevidade nos negócios. É preciso entender os ganhos de cada produto e o peso dos custos dos insumos dentro de toda a operação.

O trabalho de restauração é baseado no processo de comprar com qualidade para se alcançar o melhor resultado na venda. Quando pensamos em alta gastronomia com ingredientes de qualidade, é muito difícil economizar na compra. Portanto, é de grande importância que se reduza o desperdício. Mas é primordial perceber que o desperdício não ocorre só nos ingredientes na cozinha, mas também estamos avaliando o total de funcionários e sua correta utilização durante os dias da semana, o uso de água, luz, utensílios e até mesmo o peso do aluguel.

O desafio maior é conseguir administrar tantas variáveis e conseguir ter acesso aos dados, as informações que passam pelo dia-a-dia da gestão de uma restaurante. Este controle fica muito mais eficiente com o uso de um software, de um ERP, que garante o acesso aos dados. Mas, para que isto seja eficiente, uma boa lição de casa já deverá ter sido feita: é fundamental entender que os princípios de operação são anteriores a automatização. Não adianta usar um software quando não temos uma boa gestão.

Escolhemos conversar com Marcelo Gallo, não simplesmente por ele ser um especialista no segmento, com grande conhecimento de implementação de sistemas de gestão em restaurantes, mas pelo fato de, além de atuar no segmento de TI, Marcelo também é dono da Pizzaria Dom Gallo e, portanto, entende muito bem as dificuldades que um empreendedor no ramo gastrônomico vivencia.

Marcelo trabalha da área de tecnologia há 28 anos. Atuou como técnico durante muito tempo, mas acabou se apaixonando pela área comercial, provavelmente influenciado pela experiência familiar Este filho de feirante rapidamente se interessou pela gestão da venda. Como ele diz: “Eu me interessava muito por processo. Como é que eu conseguiria fazer mais com menos, de uma forma sustentada, com poucas pessoas, para aumentar a venda, por exemplo, de determinado produto”.

Atualmente, ele é sócio na ACOM Sistemas, uma desenvolvedora de ERP, mas também conta com a ZIVA, uma empresa de tecnologia de infra-estrutura de telecom e outros negócios: “Esse viés de empreendedor é terrível. Você não para mais! Eu aprendi a ter foco me livrando do que não dava certo”, afirma Marcelo.

Um ERP, sigla para Entreprise Resource Planning, é um softwarte de gestão empresarial flexível e modular que apóia sua empresa no controle e planejamento de suas operações. Ele transforma dados em informação de forma imediata e confiável. A informação que apoiará a tomada de decisões e que, em muitos casos, vai permitir entender a saúde do seu negócio, as verdadeiras qualidades do seu restaurante.

Marcelo Gallo

INFOOD – O que um ERP pode fazer por um restaurante?

MARCELO GALLO – O ERP faz duas coisas: ou ele vai mostrar que está tudo certo na sua gestão, ou ele vai demonstrar que o seu negócio está ruim. Digo isto pois se você respeitar as informações, numa contabilidade real e honesta, como manda o figurino, dentro do regime tributário da tua empresa, eu diria que o ERP é a única plataforma, o único software que pode te ajudar neste trabalho.

Importante desmistificar o ERP: ele nada mais é do que um software de gestão que liga as informações a seus devidos departamentos. A comanda do garçom que está atendendo vira um pedido, o pedido vira um pagamento em cartão, o pagamento em cartão vai para o financeiro, que vira uma conta a receber. Por ser uma plataforma integrada, ela ajuda muito, pois melhora processos: diminui custos, elimina desperdício, encontra erros operacionais gritantes. Num pequeno restaurante, é difícil encontrar um processo completo com ficha técnica; às vezes nem o registro da receita existe. Neste modelo, o proprietário considera custo de mercadoria aquilo que ele compra e paga. Ele não desconta nem o estoque. Normalmente ele nem sabe o que é um CMV (Custo de Mercadoria Vendida). Isto sem esquecer que todo o processo depende de pessoas que estão na ponta recebendo mercadorias , usando mercadorias, em teoria fazendo inventário. Então, como calcular o CMV (Custo de Mercadoria Vendida) sem apoio de um sistema? Isto é praticamente impossível!

INFOOD – Parece um pouco assustador para o dono de um pequeno restaurante. Como é que este processo de implementação começa?

MARCELO – A primeira coisa é ter processos bem definidos e claros, a segunda é contar com uma equipe muito bem treinada e a terceira é utilizar um software aderente a esse processo. Então o dono do restaurante poderá perceber que uma boa implementação e um modelo de gestão adequado para aquele tipo de negócio tem um resultado fantástico. Em nossa experiência, nós temos casos de redução de mais de 8% do custo operacional total do negócio. Se um negócio fatura 10 milhões/ano, conseguir uma redução de 8% é um resultado absurdo. Ás vezes é o lucro que estava faltando para operação. Não é milagre, é gestão. Quando você integra uma nota fiscal eletrônica automaticamente, você não está só reduzindo custo: você está olhando se o CNPJ é válido, se a nota é cancelada, ou duplicada, se é forjada, se o produto está correto. Quando eu puxo um extrato da venda do PDV e integro com a gestão de conciliação de cartão da operadora, eu não só eliminei trabalho manual como também eliminei erros de operação.

Uma implementação na nossa plataforma Everest passa necessariamente pelo mapeamento dos processos e assessoria. Não dá para implantar uma plataforma como a nossa sem antes entender os procedimentos em seu restaurante. Vamos pensar numa pizzaria. Se o proprietário não tem uma ficha técnica, não tem o controle adequado na produção, ele não sabe quantos gramas de muçarela está usando em cada pizza. Acaba sendo a “mãozada” do pizzaiolo, que pode um dia estar mais forte, outro dia mais fraca. Você tem sutilezas dentro do negócio que são um grande problema, principalmente por não serem geridas. A gente fala muito em curva ABC do produto. A curva ABC é um método de categorização de estoque. Seu objetivo principal é deixar claro quais são os produtos mais importantes para a empresa. É possível, por exemplo, organizar a lista por preço de custo (o que vai mostrar os produtos de mais valor do estoque) ou por valor de venda (que vai indicar os produtos que mais trazem receita para o negócio). Depois de fazer a conta básica, é possível colocar outras variáveis que vão ajudar a entender melhor o mix de produtos, como os custos e a margem por item.

Em uma pizzaria top, que vende entre 1500 a 2000 pizzas por mês, vamos imaginar que 30% delas sejam de muçarela, um total de 600 pizzas. Se não houver um controle do consumo de muçarela, e o pizzaiolo usar 30 gramas a mais em cada pizza, que é só uma pequena fração, serão 18 quilos a mais de muçarela no fim do mês. Entenda que estamos falando apenas de um item, imagine desperdícios assim por toda a produção.

INFOOD – O sistema permite identificar desperdícios como este acima?

MARCELO – Sim, o dono de restaurante pode avaliar o CMV (Custo de Mercadoria Vendida) baseado só em estoque. O ERP já consegue te dar uma curva de desvio Você vai avaliar pela comparação: como é que você conseguiu vender 600 pizzas com 200 quilos de muçarela num mês e agora no mês corrente você vendeu as mesmas 600 pizzas com 230? É a mão do pizzaiolo, é a falta controle. O sistema é uma ferramenta que ajuda a criar processos e rotinas para melhorar sua operação com controle, com a gestão do desperdício. Hoje é muito comum as grandes pizzarias de delivery porcionarem seus insumos. Neste tipo de negócio, o presunto, queijo muçarela, queijo gorgonzola e o queijo parmesão são os itens com maior custo. Então, não é preciso porcionar os 500 itens do cardápio. Você pode se preocupar com os 10 mais relevantes. Você terá o custo de um funcionário a mais para porcionar, em contrapartida, estará economizando muito em suas compras, fechando as torneiras do desperdício.

INFOOD – Adianta pensar em um ERP sem a disciplina dos processos?

MARCELO – Claro que não. Eu tenho muito cliente que gosta da cereja do bolo mas não gosta do bolo. Eles não querem fazer o estoque bater mas querem ver o relatório gerencial. Primeiro, nós precisamos garantir que sua operação esteja minimamente controlada. Quando o seu caixa bater, contas a pagar e contas a receber, seus dados fiscais baterem, e seu estoque começar a ficar perto de bater, aí a gente pode olhar para o indicador. Não adianta nada eu ter um belo de um indicador, todo digital, lindo e maravilhoso dizendo que o CMV é 40% , que a mão de obra representa 22%, se estes números não conferem com a realidade.

Nosso sistema conta com painéis gráficos. Utilizamos algumas ferramentas, entre elas o BI (Business Inteligent), onde é possível montar relatórios. Normalmente o primeiro passo do cliente é analisar um bom DRE – demonstrativo de resultado (de cmv, ou de caixa). O DRE nada mais é do que um espelho daquilo que você já fez. Então é muito legal porque se você fez certo, a DRE sai automaticamente.

A partir desses indicadores macro é que você consegue mergulhar na gestão da sua empresa. Você só consegue dizer que sua terça-feira está ruim, dando prejuízo, se você souber quanto custa para ficar aberto neste dia. Não adianta ter um indicador de venda para um ambiente vazio. Mas adianta você saber que custou R$ 700 para ficar aberto na última terça-feira. Então, primeiro você passa por um analítico bem feito e depois você vai para o gráfico ou para o monitor. Relatório mesmo é analítico, e analítico ninguém gosta. Eu não conheci ninguém ainda, tirando os financeiros, que goste de analisar um fluxo de caixa com 300 linhas.

Infood – Mas existe um ERP orientado para quem tem apenas um restaurante?

MARCELO – O Everest tem como foco grupos empresariais que trabalham com um mix: casa, faturamento e complexidade operacional. Apesar de ele não ser muito grande, ele exige uma metodologia e um processo de trabalho, caso contrário, não se chega nos resultados esperados. O pequeno restaurante não tem rotinas, normalmente não consegue ver detalhes de sua operação, pois não tem conceitos claros e, por mais que ele conheça as siglas, os nomes, ele não sabe o que está por trás daquilo, ou pior, quanto a ferramenta pode ajudá-lo.

Estamos trabalhando num novo produto, que ainda não está lançado. Um produto voltado para quem tem uma, duas ou até três casas. Uma versão evidentemente mais simples voltada para o dono de restaurante com uns R$ 300 mil de faturamento. Ele não é um empresário pequeno, mas não conta com um diretor financeiro, nem mesmo um supervisor nesta área. Muitas vezes é alguém da família que trabalha no financeiro. A ideia é ter cadastro, modelos, processos bem mais simples, baseados em conceitos mais simples, que o ajudem na tomada de decisão. Um olhar mais próximo da realidade, por exemplo, do lucro, do custo, uma visão não tão detalhista (não que ele não possa chegar), mas é aquela velha história: o primeiro degrau é o mais importante. Ele precisa sair do chão. Quando ele sair do chão, ele começa a olhar os pés. Ele começa a ter uma visão melhor. O produto ainda não tem uma data para ser lançado, estamos em fase final de estudo.

Marcelo Gallo comanda a Pizzaria Dom Gallo na Vila Romana em São Paulo

INFOOD – Por que colocar um ERP numa empresa?

MARCELO – Quando eu vou nas primeiras visitas, há de tudo: você tem gente bem preparada, tem gente com muito boa intenção, e tem gente despreparada. O conhecimento ajuda você a errar menos, mas ele não é a chave do sucesso. Quando você implementa uma plataforma que seja focada, como é o meu caso, eu consigo ajudar o empresário a importar os dados para o sistema, gerar as informações. Primeiro, de uma forma mais automatizada, o que é um problema hoje, porque as coisas são desagregadas e se perde muito tempo.

Então, vamos dar um exemplo clássico: o restaurante que não trabalha TEF, que é a transferência eletrônica,não está amarrada a venda no PDV com a forma de pagamento. Sendo assim, a casa nunca poderá garantir se a forma como ele vendeu foi a forma como ele recebeu. Isso serve para food service, praça de alimentação e para varejo. Um restaurante que recebe na mesa não tem este controle. É aquela velha história: se numa casa passam 500 clientes num final de semana, imagina que ele tem que conciliar 500 cupons fiscais na segunda-feira. Como é que o cara faz isso hoje? É um trabalho louco. Não dá para fazer sem um software. E o software não pode transferir o problema para o cliente. Existem softwares que não te ajudam em nada. O primeiro ponto é o processo. O segundo ponto é a ferramenta que te ajude a melhorar aquela automatização. E o terceiro ponto que é de fato o ganho do cliente.

Eu consigo te mostrar, de forma muito clara e objetiva, os erros do seu negócio, e muita vezes os acertos que nem sempre são percebidos. Uma vez que o proprietário consiga enxergar, ele tem uma moeda, ele tem um item para trabalhar. Então, quando ele olha para aquilo ele consegue perceber que sua folha de pagamento está custando 22% do seu negócio. Ele consegue analisar o que é hora extra, ou se a brigada é grande demais.

Com uma ferramenta assim, você consegue analisar todas as quartas, todas as terças. Semana a semana. Mês a mês. É possível entender por que a minha casa da Vila Olímpia vende R$ 1 milhão e a da Lapa vende R$ 500 mil? Você consegue ver qual é o público, qual é o tíquete médio da casa, qual é a aceitabilidade do cardápio. É muito comum hoje as cadeias de restaurantes terem pequenas adaptações de cardápio em determinados bairros ou estados. Tem muitos clientes nossos que operam Rio e Nordeste, onde a mudança de cardápio chega a 20%, 30%. A pergunta é: quando não vende, você tem que manter? Eu não sei. Se você falar de franquia, não tem conversa. Mas se não é, precisa estudar caso a caso.