Chefe de Cozinha Sofia Azevedo: Guia dos conceitos das ferramentas de gestão

Reunimos os principais conceitos das Ferramentas de Gestão e preparamos um glossário destes termos e a indicação de textos de referência em nosso site para facilitar o uso na gestão do seu restaurante ou negócio gastronômico.

Lembre-se que, como ferramentas, elas foram feitas para melhorar seu trabalho e, como tal, devem ser de prático uso e de comunicação rápida para ajudar sua tomada de decisão.

Quando olhamos para a gestão de um negócio em gastronomia, identificamos quatro grandes áreas: gestão operacional, gestão financeira, gestão de pessoas e gestão de comunicação. As ferramentas que apresentamos acabam impactando qualquer uma delas, mas é muito importante também que você divida seu tempo e seu olhar para cada uma destas áreas. Você também deve buscar os indicadores que deseja monitorar para garantir a eficiência do seu negócio.

AUDITORIA DE ESTOQUE: Procedimento de controle e contagem do estoque de insumos do empreendimento, permitindo que se tenha uma visão da quantidade de produtos e do valor monetário destes insumos. Este controle também permite desenvolver a previsão de compras e a avaliação de risco de desperdício.

AUTOMAÇÃO DO SALÃO: Através do uso de equipamentos (hardware) e sistemas (software), é possível tornar automática a troca de informações entre o salão e a cozinha, ampliando a velocidade da informação e reduzindo o tempo de resposta de todas as áreas do restaurante. Este procedimento reduz os erros cometidos entre o pedido feito e o que é entregue para o consumidor nas mesas.

CARDÁPIO DIGITAL: Ferramenta que reúne equipamentos (devices) e sistemas (software) que permitem que o consumidor faça seu pedido diretamente na mesa. Amplia o potencial de tomada de pedidos ao mesmo tempo, aumentando o potencial de customização pelo cliente e acrescendo a oferta de vendas de adicionais.

CMV – CUSTO DE MERCADORIA VENDIDA: Valor final de custos de insumos envolvidos na produção de uma mercadoria, abrangendo todo o procedimento, para que o produto seja vendido. São avaliados os custos do insumo e de tudo que é utilizado no processo de transformação do alimento.

CONTROLE DE FRAUDES: Os sistemas de ERP (entreprise resource planning) oferecem módulos de análise que comparam procedimentos na operação com cancelamentos, e identifica se existe recorrência de horário, operador e/ou loja. Com isto, é possível perceber o problema e avaliar se estamos diante de um problema de treinamento ou de fraude.

CURVA ABC DE CUSTOS: Também conhecida como Análise de Pareto, ela foi desenvolvida por Joseph Moses Juran, consultor da área de qualidade, e baseia-se na identificação de que 80% dos problemas são geralmente causados por 20% dos fatores. Você dividirá seus custos em três classes: A,B e C, sendo A há de maior importância, correspondendo a 20% do total dos valores ou quantidades, B para os insumos de quantidade ou valor intermediário, correspondendo a 30% do total, e finalmente C, de menor importância, valor ou qualidade, correspondendo a 50% do total. Com esta análise, você consegue identificar os insumos de maior impacto na sua operação e trabalhar em cima deles para reduzir os custos da sua operação.

DRE : Demonstrativo de Resultado do Exercício – é uma ferramenta -ou se preferir, respeitando os amigos contadores, um relatório contábil que tem a função de consolidar de forma resumida ou detalhada toda movimentação de receitas, impostos, despesas, lucro ou prejuízo de seu negócio ao longo de um período, que pode ser mês ou ano.

ENGENHARIA DE CARDÁPIO: É uma técnica que analisa as vendas do seu cardápio e classifica os produtos em 4 tipos, a partir da relação volume de vendas e margens de distribuição. As categorias são: estrelas, burros de carga, quebra cabeça e cachorros.

Estrela: produtos com alto volume de venda e taxa de contribuição. São os produtos que trazem o maior lucro para seu estabelecimento.

Burros de carga: são os produtos com alto volume de vendas, mas com baixa margem de contribuição. São, muitas vezes, produtos que atraem o consumidor e ajudam na venda de produtos de maior valor agregado.

Quebra-cabeça: são produtos com grande margem de contribuição e que não têm grandes volumes de venda. Precisamos avaliar estes produtos com cuidado. Quando são produtos recém lançados, eles ainda podem ser ajustados e teremos uma performance. Mas se estão em nosso cardápio há muito tempo, precisamos avaliar sua continuidade.

Cachorro: são produtos de baixa margem de contribuição e volume de vendas. Estes são produtos que devem ser retirados do cardápio ou reavaliados. Muitas vezes, você pode trabalhar no CMV destes produtos, reduzindo o valor de insumos e conquistando maior margem de contribuição. Mas sua permanência ainda estará condicionada à resposta de vendas.

ERP: Os sistemas de ERP (entreprise resource planning) são softwares de gestão empresarial flexíveis e modulares que apoiam seu restaurante no controle e planejamento de suas operações. Ele coordena todas as informações geradas na sua operação e transforma em relatórios de informação para apoiar a sua tomada de decisão.

ESTOQUE MÍNIMO: É uma ferramenta de gestão de estoque que também é chamada de estoque de segurança. É uma reserva de produtos que é mantida para casos excepcionais de demanda. A quantidade que deve ser mantida em estoque caso haja demanda superior a habitual.

ESTOQUE MÁXIMO: Estoque máximo estabelece o limite de compras de um insumo. Para muitos gestores, isto pode não ser uma preocupação, mas é importante avaliar os problemas que ele pode gerar: necessidade de espaço físico, perecibilidade e custos por se tratar de uma capital parado em sua empresa.

Para seu cálculo, basta somar o estoque mínimo com o maior lote de compra de produtos. A fórmula seria: estoque máximo = estoque mínimo + lote de reposição.

FICHA TÉCNICA: É o documento que resume os custos de produção de cada prato e/ou receita. Os valores devem estar formatados numa unidade métrica que permite a comparação com os custos dos insumos dos fornecedores. Além disto, é importante que seja avaliado o rendimento, pois assim teremos o custo por porcionamento e chegaremos ao valor de um único prato. As combinações destas informações permitem avaliar o custo total de produção de um prato. Também podem estar presentes: mão de obra, armazenamento, custos de transformação (energia elétrica, gás e água), impostos e custos administrativos. São essenciais para que um sistema de ERP possa apurar os custos de sua operação a partir das vendas.

FICHA DE CONTROLE DE PRODUÇÃO: É um grande banco de dados alimentado a partir de relatório de produção. Nele devem constar: produção, consumo, perdas, desperdício, quebras, armazenamento, estoque de insumos dos produtos semiacabados e acabados. É a partir deste documento que se faz a etiquetação ou identificação de cada produto, sua data de manipulação ou produção para estabelecida de acordo com o manual de boas práticas e POP suas validades. É uma informação importante para os setor de compras com dados financeiros reais e atualizados de cada turno de trabalho.

FIDELIZAÇÃO: É todo o trabalho de comunicação e/ou promocional que permite uma ação direta na conquista de outra visita ao restaurante de um cliente regular. Pode ser uma ação simples de apresentação de cardápio, ou pode ser uma oferta de desconto a partir de um volume de consumo. Pode ser feito com o uso de equipamentos a partir da captura de dados do cliente, como e-mail e número de telefone celular.

GESTÃO DE COMPRAS: É todo o trabalho orientado para ampliar as margens da operação a partir de previsão de volumes de compra e estimativa de giro dos produtos em nossa operação.

GESTÃO DE ESTOQUE: Avaliação regular do capital imobilizado nos estoques da empresa, a partir de ferramentas como estoque mínimo e máximo, e giro de estoque, que permitirão que a mercadoria permaneça apenas o tempo necessário para manter a operação funcionando. Tem em sua base um forte planejamento financeiro de contas a pagar, a partir da percepção do pagamento do insumo e do recebimento do dinheiro a partir da venda do produto.

GIRO DO ESTOQUE: É um indicador que demonstra o desempenho de um estoque. O resultado apresenta a quantidade de vezes que cada um dos itens foi renovado dentro de um determinado período. Dizer que o giro de um estoque foi 1, durante um mês, significa dizer que tudo que tinha no estoque foi vendido e o estoque foi resposto por produtos novos. É uma importante ferramenta de gestão de estoque.

HISTÓRICO DE VENDAS: Todo o tipo de relatório produzido a partir do histórico das vendas totais de um restaurante. Ele pode ser customizado para apresentar o perfil de vendas por dia, semana, os produtos mais vendidos, os garçons que mais venderam, as vendas no delivery. São usados para avaliar a performance das vendas a partir de um ou mais indicadores, e permitir um acompanhamento de perfis de venda que podem ser estimulados.

KPI’s – KEY PERFORMANCE INDICATOR: Numa tradução livre, são indicadores chave de desempenho. A partir de todos os relatórios e indicadores apresentados na operação pelo sistema de gestão, cada gestor deve definir os índices que consideram importantes em sua operação. Estes indicadores devem ser mensurados e avaliados regularmente, garantindo o sucesso da operação. Apesar dos conceitos serem gerais, existem diferentes avaliações de performance, a partir das diferenças de cada tipo de operação.

MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO: É também conhecido como ganho bruto. A margem de contribuição representa o quanto o lucro da venda de cada produto contribuirá para a empresa cobrir todos os seus custos e despesas fixas, e ter lucro após as vendas. Indica quanto de receita sobra após o desconto dos custos diretos. Com base nisto, você pode calcular a quantidade mínima de produtos que precisa vender para cobrir seus custos e descobrir o seu ponto de equilíbrio.

PONTO DE PEDIDO: O conceito de ponto de pedido é a definição do momento em que será preciso fazer novo pedido de compra de produtos para garantir a eficiência de operação. Deve levar em conta: emissão de compra, preparação do pedido de compra e transporte da mercadoria. Essencial para um trabalho de gestão de compras eficiente.

PREDIÇÃO DE VENDAS: Um módulo dos sistemas de ERP que permite, a partir da análise do histórico de vendas, realizar previsão de vendas para um próximo período de tempo. Este relatórios permitem comparar dados simétricos a partir de formações colocadas no sistema, como por exemplo influência do clima ou de feriados. São ferramentas importantes para orientar os gestores na administração de empresas e na gestão de compras.


Por Redação

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Chefe de Cozinha Sofia Azevedo

quarta-feira, 17 de abril de 2019

Guia dos conceitos das ferramentas de gestão

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